Είναι κάποιες μέρες που ξυπνάς το πρωί και την ώρα που παίρνεις το πρωινό σου...

...συλλαμβάνεις τον νου σου να τρέχει στις εκκρεμότητες της ημέρας…και αναρωτιέσαι γιατί δεν πρόλαβες να τις ολοκληρώσεις μέσα στο οκτάωρο σου. Ένα οκτάωρο το οποίο πολλές φορές έκανες αυτοβούλως δεκάωρο για να τακτοποιήσεις όσο το δυνατόν περισσότερες υποθέσεις.

Η οργάνωση του χρόνου είναι ένα από τα βασικά ημερήσια προβλήματα των στελεχών σε Τράπεζες, χρηματιστηριακές επιχειρήσεις και λογιστικά γραφεία.

Στο πρόσφατο παρελθόν ένας υπάλληλος είχε να ασχοληθεί με περιορισμένα αντικείμενα, γεγονός το οποίο έκανε πιο εύκολη την εργασιακή καθημερινότητα ενώ οι αλλαγές στην καθημερινή ρουτίνα δεν γινόταν τόσο γρήγορα όσο την εποχή του Διαδικτύου και της Πληροφορικής.

Πλέον σήμερα ένας οικονομολόγος έχει να διαχειριστεί πολλά αντικείμενα στην δουλειά του (multitasking), κάτι που από την μια τον καθιστά πιο αποδοτικό στην εργασία του αλλά από την άλλη αυξάνεται το άγχος και το στρες της καθημερινότητας του γραφείου. Η πίεση για εξυπηρέτηση των πελατών, για αύξηση των πωλήσεων και για συνεχή εγρήγορση και εκπαίδευση κάνει το ημερήσιο οκτάωρο και την πενθήμερη εβδομάδα να μοιάζουν πολύ μικρά (μη επαρκή) χρονικά διαστήματα.

Πολλές φορές η διαχείριση του χρόνου μας δεν εξαρτάται μόνο από τον εαυτό μας αλλά και από την ομάδα στην οποία συμμετέχουμε. Ο επικεφαλής της ομάδας πρέπει στην αρχή κάθε εβδομάδας να συγκαλεί meeting με τα στελέχη του και να ορίζουν τις εργασίες και τα projects που πρέπει να ολοκληρωθούν μέσα στην εβδομάδα. Στην συνέχεια αφού τεθεί ο εβδομαδιαίος στόχος πρέπει να γίνει η ανάθεση των εργασιών στα στελέχη της ομάδας.

Κάθε μέρα πρέπει να συγκαλείται meeting στην αρχή της ημέρας πριν ξεκινήσουν οι επαφές με τους πελάτες. Θα πρέπει να αξιολογείται η πορεία των εργασιών της εβδομάδας αλλά και οι νέες δουλειές που έχουν αναληφθεί και οι οποίες πρέπει να ολοκληρωθούν. Επίσης σε ημερήσια βάση πρέπει να γίνεται αξιολόγηση της βαρύτητας των εργασιών, ανάλογα με το ειδικό βάρος του πελάτη και το οικονομικό όφελος που θα αποφέρει στην επιχείρηση.

Για να είναι επιτυχημένο ένα meeting προγραμματισμού εργασιών θα πρέπει ο manager- επικεφαλής να κάνει ξεκάθαρους τους στόχους και τον τρόπο επίτευξης αυτών. Επίσης πρέπει όλα τα στελέχη να συμμετέχουν ενεργά στην συζήτηση και να ακούν προσεκτικά τους συνομιλητές τους προκειμένου να βοηθούν στην λήψη των σωστών αποφάσεων.

Η σωστή συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας μπορεί να μειώσει το εργασιακό άγχος και στρες και να κάνει τις εκκρεμότητες που πολλές φορές μας βασανίζουν μηδαμινές. Ο σωστός καταμερισμός των εργασιών μπορεί να κάνει ευκολότερη την καθημερινότητα μας. Επιπροσθέτως μπορεί να μας εξοικονομήσει χρόνο για να ασχοληθούμε με την προσέλκυση νέων πελατών, την ανάληψη νέων εργασιών καθώς και την δημιουργία νέων προϊόντων.

Συναντήσεις, επικοινωνία μεταξύ των μελών, προγραμματισμός χρόνου και σωστός καταμερισμός της εργασίας είναι τα κλειδιά για την σωστή και πετυχημένη αντιμετώπιση των πιεστικών χρονοδιαγραμμάτων. Κλειδιά που θα μας επιτρέψουν να παίρνουμε το πρωινό μας, με την οικογένεια μας, χωρίς άγχος και σκέψεις που μπορεί να επηρεάζουν αρνητικά την διάθεση μας, από την αρχή κιόλας της ημέρας.