Τα συνεχή teams οδηγούν σε αποδοτικότερο management;
Τα θετικά και τα αρνητικά στοιχεία των καθημερινών και πολύωρων "teams" στην διοίκηση των επιχειρήσεων.
Τα τελευταία χρόνια ήλθαν στο προσκήνιο της επιχειρηματικής καθημερινότητας, οι τηλεδιασκέψεις ή τα λεγόμενα "teams" όπως τα αποκαλούμε όσοι εργαζόμαστε σε επιχειρήσεις.
Η ονομασία προέρχεται από το ομώνυμο πρόγραμμα της Microsoft το οποίο έχει κυρίαρχο μερίδιο αγοράς στον τομέα των τηλεδιασκέψεων.
Τα "teams" προσέφεραν σημαντική προστιθέμενη αξία στις επιχειρήσεις κατά την διάρκεια της πανδημίας και αποτέλεσαν ζωτικό στοιχείο της καθημερινής τους λειτουργίας.
Οι περιορισμοί στις μετακινήσεις έφεραν δυσχέρειες στην πραγματοποίηση συναντήσεων και συνεδριάσεων μεταξύ των στελεχών και το "teams" εξομάλυνε σε σημαντικό βαθμό το πρόβλημα αυτό.
Κατά την διάρκεια της πανδημίας οι παρουσιάσεις, τα σεμινάρια, οι συνεδριάσεις και τα καθημερινά meetings γίνονταν μέσω της οθόνης των υπολογιστών ή των smartphones.
Και μπορεί οι περιορισμοί στις μετακινήσεις να μην υπάρχουν πλέον και οι επιχειρήσεις να έχουν επανέλθει στην κανονικότητα, τα "teams" όμως ήλθαν για να μείνουν στην καθημερινή επιχειρηματική πρακτική.
Πόσο αποδοτικά είναι όμως τα συνεχή και καθημερινά teams στο management της σύγχρονης επιχείρησης;
Τα οφέλη των τηλεδιασκέψεων
Τα "teams" προσφέρουν προστιθέμενη αξία στις επιχειρήσεις και τα κυριότερα οφέλη τους συμπυκνώνονται παρακάτω.
Εξοικονόμηση κόστους
Πριν έρθει στην ζωή μας η τηλεδιάσκεψη, για να συναντηθούν οι area managers (περιφερειακοί διευθυντές) μιας επιχείρησης έπρεπε να υπάρξει μια συγκεκριμένη διαδικασία.
Καταρχάς έπρεπε η υπηρεσία του ανθρώπινου δυναμικού να επικοινωνήσει με τον κάθε διευθυντή ξεχωριστά προκειμένου να διερευνήσει με ποιο μεταφορικό μέσο θα έρθει στην συνάντηση η οποία συνήθως πραγματοποιείται στα headquarters της επιχείρησης.
Εν συνεχεία πρέπει να μιλήσει με το συνεργαζόμενο τουριστικό γραφείο προκειμένου να κλείσει αεροπορικά εισιτήρια και ξενοδοχεία για το κάθε στέλεχος που θα συμμετέχει στην συνάντηση.
Και τέλος μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης θα έπρεπε να απασχοληθούν η υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού και το λογιστήριο της επιχείρησης για να πραγματοποιήσουν την εκκαθάριση των δαπανών των στελεχών που ταξίδεψαν για να συμμετάσχουν στην συνεδρίαση.
Όλη η παραπάνω διαδικασία έχει κόστος σε χρόνο και χρήμα.
Τώρα πλέον με το "teams" η συνάντηση αυτή γίνεται με ένα κουμπί. όπου αποστέλλεται ένα απλό ενημερωτικό e-mail στους συμμετέχοντες, εξοικονομώντας με τον τρόπο αυτό σημαντικούς πόρους για την επιχείρηση. Και επιπλέον οι συναντήσεις με τους area managers μπορούν να διοργανώνονται πιο συχνά, ακόμα και σε εβδομαδιαία βάση.
2. Δέσιμο της ομάδας
Όσοι έχουμε δουλέψει σε μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμούς, έχει τύχει να μιλάμε καθημερινά στο τηλέφωνο με συναδέλφους ή συναδέλφισσες με τους οποίους συνεργαζόμαστε αλλά δεν τους έχουμε δει ποτέ! Μέσω λοιπόν του "teams" μπορέσαμε όλοι να γνωριστούμε καλύτερα και να έρθουμε σε διαδραστική επαφή μέσω βίντεο με αποτέλεσμα να ενισχυθούν οι δεσμοί της ομάδας και να αποκτήσουμε συνείδηση της κοινής μας προσπάθειας.
Αυτό έφερε πολλαπλά οφέλη για τις επιχειρήσεις καθώς η τμηματική και διατμηματική συνεργασία έγινε πιο αποδοτική.
3. Real time αντιμετώπιση των προβλημάτων
Όταν προκύψει ένα σημαντικό πρόβλημα στην επιχείρηση, μέσα σε λίγη ώρα μπορεί να διοργανωθεί "teams" με όλους τους εμπλεκόμενους, στο οποίο θα αξιολογήσουν την κατάσταση και θα προτείνουν λύσεις.
Έστω για παράδειγμα ότι μια εταιρεία λανσάρει ένα καινούργιο προϊόν και ο γενικός διευθυντής πωλήσεων παρατηρεί ότι οι πωλήσεις είναι απογοητευτικές κατά τις πρώτες μέρες. Μπορεί να χρησιμοποιήσει την αμεσότητα και την ευκολία που παρέχει το "teams" και να συγκαλέσει αμέσως μια τηλεδιάσκεψη με του πωλητές σε όλη την επικράτεια προκειμένου να λάβει feedback για τα αίτια των μειωμένων πωλήσεων.
Η ανατροφοδότηση αυτή θα βοηθήσει τον γενικό διευθυντή να κάνει ορθή αποτίμηση των παραμέτρων του προβλήματος και να δώσει την καλύτερη δυνατή λύση.
Αρνητικές επιπτώσεις των συνεχών "teams"
1. Πολύωρη έκθεση των στελεχών μπροστά σε οθόνες
Σε πολλές επιχειρήσεις γίνεται overuse των "teams" με αποτέλεσμα τα στελέχη τους να περνούν ακόμα και 8ωρα ολόκληρα μπροστά στην οθόνη ενός υπολογιστή.
Σκεφτείτε για παράδειγμα έναν διευθυντή Τράπεζας, τον οποίο την ίδια μέρα μπορεί να τον καλέσουν σε "teams" οι κάτωθι υπηρεσίες.
Υπηρεσία Corporate Banking (Επιχειρηματικά Δάνεια)
Υπηρεσία Στεγαστικών Δανείων
Υπηρεσία Επενδυτικών προϊόντων
Υπηρεσία Ασφαλιστικών προϊόντων
Ο περιφερειακός Διευθυντής
Αυτό είναι πραγματικό case study! Έχει συμβεί σε φίλο μου Διευθυντή Τραπεζικού Καταστήματος, ο οποίος όλη την μέρα δεν μπόρεσε να δει ούτε ένα πελάτη και δεν μπόρεσε να επιτελέσει τον διοικητικό του ρόλο στο Κατάστημα!
Επίσης αυτή η συνεχής έκθεση του στελέχους στην οθόνη του υπολογιστή, τον εξαντλεί πνευματικά και σωματικά καθιστώντας τον μη αποδοτικό.
2. Αδυναμία μετάδοσης του μηνύματος της Διοίκησης
Όταν ο σκοπός της διοργάνωσης του "teams" είναι η μετάδοση των στρατηγικών αποφάσεων του CEO (σχόλιο: οι στρατηγικές αποφάσεις είναι το εργαλείο υλοποίησης του οράματος της επιχείρησης) στα χαμηλότερα επίπεδα του management μπορεί να προκύψουν δύο σημαντικά προβλήματα.
Το πρώτο πρόβλημα είναι καθαρά τεχνικό καθώς ο Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί να μιλάει σε 10 Γενικούς Διευθυντές και κάποιοι εξ' αυτών να έχουν πρόβλημα με την σύνδεση τους ή με τον εξοπλισμό τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα το μήνυμα της Διοίκησης να φύγει μεν από τον πομπό αλλά να μην φτάσει ποτέ στον (πολύ σημαντικό) δέκτη.
Το δεύτερο πρόβλημα είναι η διαδραστικότητα. Με διαφορετικό τρόπο θα προσπαθούσε να μεταδώσει ένας CEO τις στρατηγικές του αποφάσεις στους Γενικούς Διευθυντές, αν τους συναντούσε δια ζώσης και με διαφορετικό τρόπο αναγκάζεται να τις "επικοινωνήσει" μέσω της οθόνης του υπολογιστή.
3. Δυσκολία συζήτησης και αλληλεπίδρασης των στελεχών
Σε ένα meeting που πραγματοποιείται σε ένα γραφείο, τα στελέχη μπορούν να επικοινωνήσουν καλύτερα και πιο άμεσα και γίνεται καλύτερη παρουσίαση και τεκμηρίωση των διαφόρων απόψεων από τους συμμετέχοντες. Επίσης υπάρχει πιο έντονος και ζωηρός διάλογος ενώ μπορεί να εφαρμοστεί και η τεχνική του brain storming προκειμένου να "πέσουν" πολλές νέες ιδέες στο τραπέζι.
Μέσω του "teams" δεν μπορεί να γίνει ουσιαστική συζήτηση τόσο λόγω της απόστασης όσο και των τεχνικών παραμέτρων που συνοδεύουν κάθε meeting καταλήγοντας στο τέλος να έχουμε κατ' ουσίαν παράλληλους μονολόγους. Πολλές φορές οι ερωτήσεις ή οι απαντήσεις καταλήγουν να δίνονται μέσω του chat box της εφαρμογής.
Το τελευταίο αυτό πρόβλημα θεωρώ ότι είναι και το σημαντικότερο, καθώς ο σκοπός των συναντήσεων των στελεχών είναι μέσα από την συζήτηση και την ζύμωση των ιδεών να προκύψουν νέες ιδέες, αποδοτικές λύσεις για επιχειρηματικά προβλήματα και υλοποίηση του οράματος μέσω της σωστής εφαρμογής των στρατηγικών αποφάσεων.
Τελικά τα "teams" συνεισφέρουν θετικά στο επιχειρηματικό management;
Το "teams" πρέπει να υπάρχει σαν διαδικασία επικοινωνίας μέσα στις επιχειρήσεις γιατί βοηθάει στο να συρρικνώνονται οι "αποστάσεις" και να απλοποιούνται οι οργανωτικές και ιεραρχικές δομές σε οργανισμούς και επιχειρήσεις με μεγάλα οργανογράμματα.
Στην επιχειρηματική πρακτική θεωρώ ότι το "teams" είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για συναντήσεις σε χαμηλά επίπεδα management και για θέματα μέτριου και χαμηλού βαθμού βαρύτητας.
Για σοβαρά θέματα όμως, όπου μπορεί να απαιτείται η συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου, ή της Γενικής Συνέλευσης των μετόχων ή της Εκτελεστικής Επιτροπής ή κάποια συνάντηση των Γενικών Διευθυντών με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και γενικότερα όπου χρειάζεται να γίνει συζήτηση για ζητήματα που άπτονται της στρατηγικής και του οράματος της επιχείρησης θα πρέπει το meeting να γίνεται δια ζώσης.
Comments